Öffentlicher IT-Einkauf und Startups – Warum sich der Staat so schwer damit tut

Um die öffentlichen Einrichtungen in Bund, Ländern und Kommunen funktionsfähig zu halten, braucht es neben dem Personal eine gewaltige Menge an externen Dienstleistungen und Produkten aus der Privatwirtschaft. Der Staat muss daher permanent Shoppen. Ungefähr ein Drittel des deutschen Staatshaushaltes und damit ca. 300 bis 400 Mrd. EUR gibt er pro Jahr dafür aus. Der größte Teil des Geldes fließt in Bauaufträge. Das Auftragsvolumen für reine IT-Einkäufe des Staates wird regelmäßig auf ca. 20 Mrd. EUR pro Jahr geschätzt. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen gerne in der ersten Reihe stehen, wenn der Staat auf Einkaufstour ist.

Es wird schnell deutlich, dass mit dem staatlichen Einkauf aufgrund des hohen Auftragsvolumens eine starke Nachfragemacht verbunden ist. Rein rechnerisch übertrifft die jährliche Gesamtsumme der öffentlichen Aufträge bei weitem sämtliche staatlichen Mittel zur Wirtschaftsförderung. Daher findet sich das öffentliche Auftragswesen in nahezu jedem politischen Papier als Punkt wieder: „Der Staat soll seine Mittel strategisch einsetzen und dadurch etwas bewegen, z.B. den Mittelstand fördern, für Beschäftigung sorgen, Mindestlöhne durchsetzen, für gleichberechtigte Beschäftigungsverhältnisse sorgen oder etwa sozial nachhaltig produzierte Produkte einkaufen.“ Die Liste mit den Anforderungen an einen strategischen Einkauf ist lang. Zu Recht: Der Staat muss sich seiner Verantwortung bewusst sein, dass er den Markt mit seinem Einkaufsverhalten prägt.

In Politik und Verwaltung hat sich längst herumgesprochen, dass Startups der Digitalbranche hochinnovative Lösungen anbieten. Die Digitale Agenda der Bundesregierung aus dem Jahr 2014 sagt dazu: „Auf dem Weg zum digitalen Wachstumsland Nr. 1 in Europa setzen wir auf die Innovationskraft der Startups“. So weit so gut.

Schade ist allerdings, dass der Digitalen Agenda der Blick nach innen fehlt. Es fehlt die Sicht in die staatliche Verwaltung selbst und was Startups für sie tun könnten. Als Sinnbild für Innovation und Modernisierung könnten sie sich eines Tages als Schlüsselfigur für eine moderne digitale öffentliche Verwaltung erweisen. Sei es dadurch, dass sie selbst innovative Leistungen erbringen, etablierte Unternehmen im Wettbewerb vorantreiben oder das Produktportfolio etablierter Unternehmen erweitern. Dass es ein gewaltiges digitales Modernisierungsdefizit gibt, ist unbestrittene Grundlage des umfangreichen Regierungsprogramms für die 18. Legislaturperiode „Digitale Verwaltung 2020“. Erstaunlicherweise sucht man dort vergeblich nach einem Bezug zu Startups.

Die Liste der strategischen Ziele beim öffentlichen Einkauf muss also erweitert werden: „Kauf mehr von den innovativen IT-Leistungen der Startups“, muss man den öffentlichen Einkäufern raten. Es liegt eine große Chance darin, Startups dafür zu begeistern, Anwendungen für die Herausforderungen der digitalen Verwaltung zu entwickeln. Startups sind geradezu verrückt danach, die logisch-einfache und intuitiv zu bedienende Anwendung für ein komplexes Problem zu finden. Es wird also Zeit für den Staat, das endlich nachhaltig zu nutzen.

Den öffentlichen Beschaffern helfen politische Ziele allerdings nur wenig weiter. Sie stehen unter dem Druck, den aktuell bestehenden Bedarf zu decken. Ihnen fehlen Zeit und Geld für strategische Beschaffungen. Zudem ist der staatliche IT-Einkauf weitaus komplizierter, als mit ein paar Mausklicks den Warenkorb im Internet zu füllen. Mit dem Vergaberecht gibt es sehr formale Einkaufsregeln mit besonders rigiden Transparenz- und Verhaltensanforderungen.

Der Einkaufsprozess für öffentliche Beschaffer verläuft genau umgekehrt zu einem gewöhnlichen Marktplatz: Der Staat geht nicht in den Laden, sondern der Laden kommt zu ihm. Mit einer Ausschreibung wird zunächst der Beschaffungsbedarf öffentlich gemacht. Daraufhin bewerben sich Unternehmen um den Auftrag und legen entsprechende Angebote auf den Tisch. Der Bieter mit dem besten Preis oder Preis-Leistungsverhältnis gewinnt letztlich den Auftrag und bekommt den Zuschlag. Die Schwäche dieses Systems ist, dass nur das gekauft werden kann, was in die Amtsstube „hineingetragen“ wird und nicht bereits an einer bloßen Formalie scheitert.

Es gibt weitere Hürden. Startups überleben in aller Regel nicht einmal die erste inhaltliche Stufe des Vergabeverfahrens, die „Eignungsprüfung“. Dabei sind es nicht nur die Vergabegesetze, die Probleme bereiten. Fast immer fordert der öffentliche Auftraggeber mindestens drei bis fünf Jahre Erfahrung mit der ausgeschriebenen Leistung. Dies ist selbstverständlich mit entsprechenden Referenzen von anderen öffentlichen Auftraggebern und Mindestumsätzen in Millionenhöhe zu belegen. Das ist nur für wenige Startups zu schaffen. So ist auch die schiere Masse an beizubringenden formalen Unterlagen ein Problem. Da prallen Angst der Beschaffer vor dem Scheitern einer Vergabe und Unternehmergeist der Startups aufeinander. Es ist schon erstaunlich: Startups sind es gewöhnt, sich in Finanzierungsrunden harten Bewährungsproben zu stellen. Ein Vergabeverfahren bestehen sie aber nicht.

Wir möchten deshalb mit Ihnen am 29. Februar 2016 in der Handwerkskammer Hamburg diskutieren, wie ein strategischer Einkauf auch unter Einbeziehung von Startups gelingen kann. Weitere Infos und das Programm finden Sie hier.

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