An öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen

von Monika Prell

Mit rund 18 Milliarden Euro jährlicher ITK-Beschaffung ist die öffentliche Hand einer der größten Auftraggeber der ITK-Branche. Auch Startups und Newcomer haben eine reele Chance, an diesem lukrativen Markt teilzuhaben. Doch gerade junge Unternehmen stehen oft vor der Frage, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um für öffentliche Ausschreibungen infrage zu kommen.

Grundsätzlich gilt: Jedes Unternehmen kann sich an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen. Bei bestimmten (beschränkten) Vergaben werden allerdings nur die in speziellen Bieterdateien gelisteten Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Diese Bieterdateien werden in den meisten Bundesländern bei den Auftragsberatungsstellen geführt. Um in die Datenbank des heimischen Bundeslandes aufgenommen zu werden, müssen Unternehmen einen entsprechenden Antrag stellen.

Unternehmen müssen Eignung nachweisen

Bei der Vergabe werden von den Behörden nur solche Unternehmen berücksichtigt, die zur Auftragsausführung „geeignet“ sind. Was das bedeutet, gibt die Vergabestelle durch verbindliche Kriterien wie Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Fachkunde vor. Zum Nachweis der Leistungsfähigkeit werden zum Beispiel Umsatzzahlen, Größe des Unternehmens und die Anzahl der Mitarbeiter abgefragt. Um die Fachkunde zu überprüfen, verlangen die Behörden immer Referenzen aus abgeschlossenen Projekten, eine Aufstellung über qualifizierte Mitarbeiter und manchmal auch Zertifikate. Wenn ein Unternehmen die Referenzen nicht vorlegen kann, ist eine Teilnahme an der Ausschreibung grundsätzlich nicht möglich.

Gemeinsam haben Startups mehr Chancen

Insbesondere Startups und Newcomer haben häufig Probleme, die geforderten Referenzen zu erbringen und nehmen deshalb gar nicht erst an der Ausschreibung teil. Doch es gibt durchaus Mittel und Wege, diese Kriterien zu erfüllen. So kann sich beispielsweise bei Bietergemeinschaften – hier geben mindestens zwei Unternehmen gemeinsam ein Angebot ab – jedes Unternehmen auf die Referenzen des Partners berufen. Aber auch wenn eine dritte Firma Nachunternehmerleistungen erbringt oder dem Startup oder Newcomer lediglich die Beratung zur Verfügung stellt („Know-how-Transfer“), ist es unter bestimmten Bedingungen möglich, sich erfolgreich auf die Referenzen dieses Drittunternehmens zu beziehen.

Fehlende eigene Referenzen sollten also Startups und Newcomer nicht von der Teilnahme am lukrativen ITK-Beschaffungsmarkt der öffentlichen Hand abhalten.

Monika Prell ist vergaberechtliche Beraterin bei BITKOM Consult und Bereichsleiterin für Öffentliches Auftragswesen und Vergaberecht beim BITKOM e.V.

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  • […] Vergaberecht Auch Startups können sich IT-Aufträge der öffentlichen Hand sichern. Was es rund um die Teilnahme an Ausschreibungen sowie das Vergaberecht zu beachten gibt, […]

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